Datenschutzerklärung

1 Allgemeine Hinweise

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, mit denen eine Person identifiziert werden kann. Wir verarbeiten Daten nur, wenn es dafür eine Rechtsgrundlage gibt, zum Beispiel zur technischen Bereitstellung der Website, zur Bearbeitung Ihrer Anfrage, zur Gewährleistung eines sicheren Betriebs oder bei einer erteilten Einwilligung zur optionalen Analyse.

2 Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Bei jedem Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, damit die Seite ausgeliefert werden kann und die Sicherheit des Betriebs gewährleistet ist. Dabei können insbesondere folgende Daten anfallen.

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• übertragene Datenmenge
• Browsertyp und Browserversion
• Betriebssystem
• Referrer URL, also die zuvor besuchte Seite, sofern übertragen

Zweck ist der technische Betrieb, die Fehleranalyse sowie der Schutz vor Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb. Server-Logfiles werden für bis zu 14 Tage gespeichert und anschließend gelöscht, sofern keine sicherheitsrelevante Auswertung im Einzelfall erforderlich ist.

3 Hosting

Diese Website wird bei einem Hosting-Anbieter betrieben. Der Hosting-Anbieter verarbeitet die oben genannten technischen Daten als Auftragsverarbeiter.

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), berechtigtes Interesse an einer sicheren Bereitstellung der Website, sowie Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Auftragsverarbeitung.

4 Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die Inhalte Ihrer Nachricht sowie die von Ihnen übermittelten Kontaktdaten, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Angebot vorzubereiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wenn es um vorvertragliche Maßnahmen oder einen Vertrag geht, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), berechtigtes Interesse an einer effizienten Kommunikation. Die Daten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Wenn Sie uns in einer Fremdsprache kontaktieren, kann es im Einzelfall erforderlich sein, Übersetzungsdienste einzusetzen. Dabei verwenden wir Inhalte nur soweit erforderlich und achten auf eine datensparsame Verarbeitung.

5 Kontaktformular

Wenn Sie unser Kontaktformular nutzen, verarbeiten wir die Angaben, die Sie dort eintragen, um Ihre Anfrage zu bearbeiten. Typische Angaben sind Name, E-Mail-Adresse, optional Telefonnummer, Thema, Ort, Anzahl der Einheiten, Nachricht sowie gegebenenfalls freiwillig hochgeladene Dateianhänge.

Die Übertragung erfolgt an unseren Webserver. Wir verarbeiten die Angaben ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Kommunikation. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Bearbeitung erforderlich ist, zum Beispiel bei Einbindung von Dienstleistern im Einzelfall, oder wenn eine gesetzliche Pflicht besteht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wenn es um vorvertragliche Maßnahmen oder einen Vertrag geht, ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), berechtigtes Interesse an einer effizienten und sicheren Kommunikation. Die eigentlichen Anfragedaten werden gelöscht, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Zur technischen Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit des Versandwegs können zusätzlich technische Kontaktprotokolle verarbeitet werden. Dazu können insbesondere Eingangszeit, Versandstatus, technische Fehlermeldungen, Schutzmechanismen gegen Spam sowie technische Bearbeitungsinformationen gehören. Diese technischen Kontaktprotokolle werden in der Regel nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

Spam-Schutz. Wir setzen einen einfachen technischen Spam-Schutz ein, zum Beispiel ein verborgenes Zusatzfeld, das normale Nutzer nicht ausfüllen. Zusätzlich können technische Schutzmechanismen eingesetzt werden, um automatisierte Nachrichten zu erkennen und die Erreichbarkeit sicherzustellen.

6 Abrechnungsservice Lite und Upload von Abrechnungsunterlagen

Wenn Sie den Abrechnungsservice Lite nutzen, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die von Ihnen hochgeladene ausgefüllte PDF-Vorlage sowie die darin enthaltenen Angaben, soweit dies zur Durchführung des beauftragten Abrechnungsservice erforderlich ist. Je nach Inhalt der Vorlage können darin auch personenbezogene Angaben zu Mietern oder anderen betroffenen Personen enthalten sein.

Die PDF-Datei wird beim Upload zunächst ausschließlich als temporäre Upload-Datei auf unserem bei Hetzner betriebenen Webserver verarbeitet. Das Upload-Skript prüft insbesondere Dateigröße, Dateityp, PDF-Kennung sowie die Kennzeichnung der aktuellen Vorlage. Die PDF wird durch das Upload-Skript nicht als dauerhafte Datei auf dem Webserver abgelegt. Nach Abschluss der PHP-Verarbeitung wird die temporäre Upload-Datei durch die Serverumgebung entfernt.

Zur internen Zustellung und Bearbeitung wird die PDF als E-Mail-Anhang über Microsoft Graph an unsere Microsoft-365- beziehungsweise Exchange-Online-Umgebung übertragen. Dort wird sie im Rahmen der Bearbeitung des Abrechnungsauftrags verarbeitet und gespeichert.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten unseres Auftraggebers ist Art. 6 Abs. 1 lit. b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit die Verarbeitung zur Durchführung des beauftragten Abrechnungsservice erforderlich ist. Soweit uns der Auftraggeber personenbezogene Daten Dritter, insbesondere Mieterdaten, zur Bearbeitung übermittelt und wir diese ausschließlich nach seinen Weisungen verarbeiten, erfolgt die Verarbeitung im Rahmen einer Auftragsverarbeitung nach Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die datenschutzrechtliche Rechtsgrundlage für die zugrunde liegende Verarbeitung dieser Drittdaten wird vom jeweiligen Auftraggeber als Verantwortlichem bestimmt.

Zum Schutz des Uploads setzen wir technische Maßnahmen gegen automatisierte oder missbräuchliche Übermittlungen ein. Technische Upload-Protokolle enthalten keine PDF-Inhalte, keine Namen und keine E-Mail-Adressen. Sie können insbesondere Zeitpunkt, Versandstatus, technische Fehlermeldungen und den Grund einer Spam- oder Sicherheitsprüfung enthalten. Diese technischen Upload-Protokolle werden nach spätestens 14 Tagen bereinigt.

Die in Microsoft 365 übermittelten Abrechnungsunterlagen werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Durchführung und Dokumentation des Auftrags erforderlich ist. Anschließend erfolgt die Löschung nach unserem internen Löschkonzept, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Nachweisinteressen eine weitere Aufbewahrung erfordern.

7 Bewerbungen über die Karriereseite

Wenn du dich über unsere Karriereseite bewirbst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Angaben und Unterlagen zur Bearbeitung deiner Bewerbung. Dazu gehören insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Bewerbungsart, Nachricht, Lebenslauf sowie weitere von dir hochgeladene Unterlagen wie Zeugnisse oder Zertifikate.

Die Übermittlung erfolgt über unser Bewerbungsformular. Die Daten werden ausschließlich zur Prüfung und Bearbeitung deiner Bewerbung verwendet.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Soweit du freiwillige Angaben machst oder zusätzliche Unterlagen hochlädst, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), berechtigtes Interesse an einer vollständigen und effizienten Bearbeitung deiner Bewerbung.

Bewerbungsdaten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für höchstens sechs Monate aufbewahrt, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen oder eine frühere Löschung erforderlich ist. Danach werden die Daten gelöscht.

Zur technischen Übermittlung und internen Bearbeitung der Bewerbung nutzen wir Microsoft 365 beziehungsweise Microsoft Graph. Dabei können die Bewerbungsdaten und Anhänge technisch über unsere Microsoft-365-Umgebung verarbeitet werden.

Zusätzlich können technische Bewerbungsprotokolle verarbeitet werden, zum Beispiel Eingangszeit, Versandstatus, technische Fehlermeldungen und Schutzmechanismen gegen Spam. Diese technischen Protokolle werden in der Regel nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

8 Speicherung von Einstellungen und Einwilligung

Damit die Website zuverlässig funktioniert, speichern wir technisch notwendige Einstellungen. Dazu gehört auch die Speicherung Ihrer Auswahl im Einwilligungsfenster, damit die Abfrage nicht bei jedem Besuch erneut erscheint.

Die Speicherung erfolgt lokal im Browser, zum Beispiel über den Browserspeicher localStorage. Gespeichert werden der Status Ihrer Auswahl, die Fassung des Einwilligungsfensters und der Zeitpunkt der letzten Änderung. Diese Angaben bleiben in Ihrem Browser und werden nicht an AVA Hausverwaltung GmbH übermittelt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), berechtigtes Interesse an einer nutzerfreundlichen und stabilen Website.

9 Reichweiten- und Interaktionsmessung nach Einwilligung

Wenn Sie im Einwilligungsfenster zustimmen, setzen wir eine optionale Analyse ein, um zu verstehen, welche Seiten genutzt werden und welche Kontaktwege geklickt werden. Dabei nutzen wir einerseits eigene Technik auf unserem Server und können zusätzlich eine Messung von Kontaktaktionen über Google Ads einsetzen, wenn Sie auch darin eingewilligt haben.

Dabei verarbeiten wir insbesondere folgende Daten.

• aufgerufene Seite oder Datei, zum Beispiel /kontakt.html
• Ereignistyp, zum Beispiel Seitenaufruf, Klick auf Telefonnummer, Klick auf E-Mail, Formular erfolgreich gesendet
• Zeitstempel
• Geräteklasse, zum Beispiel Mobil oder Desktop
• technisch erkennbare Zugriffsquelle ChatGPT, sofern der Besuch über einen entsprechend gekennzeichneten Link oder einen erkennbaren Verweis von ChatGPT erfolgt
• technische Leistungswerte, soweit diese nur bei auffälligen Ladezeiten erfasst werden

Bei einem technisch erkennbaren Zugriff über ChatGPT speichern wir ausschließlich die normalisierte Bezeichnung „ChatGPT“. Vollständige Herkunftsadressen, weitere Kampagnenparameter, Inhalte einer ChatGPT-Unterhaltung oder eingegebene Anfragen werden nicht gespeichert. Die Zuordnung bleibt nur für den laufenden Besuch im jeweiligen Browser-Tab erhalten und kann während dieses Besuchs auch Kontaktaktionen zugeordnet werden.

Für unsere interne optionale Analyse setzen wir keine Analyse-Cookies ein. Wenn Sie im Einwilligungsfenster der optionalen Analyse zustimmen, umfasst diese Einwilligung sowohl unsere interne Analyse als auch das Google Ads Conversion Tracking. Im Zusammenhang mit dem Google Ads Conversion Tracking kann Google Cookies oder ähnliche Technologien einsetzen, um Anzeigenkontakte und Conversions zuzuordnen.

Zweck ist die Verbesserung der Website, die Messung von Kontaktwegen, die Auswertung der Nutzung auf zusammengefasster Ebene und die Fehleranalyse im Nutzungskontext. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Einwilligung. Wenn Sie ablehnen, findet diese Analyse nicht statt.

Interaktions- und Analyseauswertungen im internen Dashboard beruhen auf dieser optionalen Einwilligung. Wenn Sie ablehnen, werden diese optionalen Analyse- und Interaktionsdaten nicht erfasst und erscheinen daher auch nicht in den entsprechenden internen Auswertungen.

Speicherdauer. Rohdaten aus der optionalen Analyse werden maximal 14 Tage gespeichert. Verdichtete und zusammengefasste Auswertungen, zum Beispiel Tages- und Stundenwerte oder zusammengefasste Kontaktaktionen, können für interne Auswertungen und Trends bis zu 365 Tage gespeichert werden.

Die verdichteten Kennzahlen werden intern in einem geschützten Dashboard ausgewertet. Diese Auswertungen enthalten keine Nutzerprofile, keine vollständigen IP-Adressen und keine Cookies zur Wiedererkennung.

Optionale Messung von Kontaktaktionen mit Google Ads. Wenn Sie im Einwilligungsfenster zustimmen, können wir Google Ads Conversion Tracking einsetzen, um zu messen, ob es nach einem Klick auf unsere Anzeige zu einer Kontaktaktion auf unserer Website kommt.

• Aufruf der Bestätigungsseite nach erfolgreichem Versand des Kontaktformulars
• Klick auf eine Telefonnummer
• Klick auf eine E-Mail-Adresse

Zweck ist die Messung der Wirksamkeit unserer Google Anzeigen und die Verbesserung unserer Werbemaßnahmen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Einwilligung. Ohne Ihre Einwilligung findet keine Einbindung von Google Ads Conversion Tracking statt.

Empfänger der in diesem Zusammenhang verarbeiteten Daten ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass in diesem Zusammenhang auch eine Verarbeitung durch verbundene Unternehmen von Google außerhalb der Europäischen Union erfolgt. Soweit dabei personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies nach Angaben von Google auf Grundlage geeigneter Garantien beziehungsweise anwendbarer datenschutzrechtlicher Übermittlungsmechanismen.

Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Datenschutzeinstellungen über den Link im Footer öffnen und dort ablehnen. Alternativ können Sie den lokalen Browserspeicher löschen, zum Beispiel localStorage.

10 Performance-Messung innerhalb der optionalen Analyse

Wenn Sie der optionalen Analyse zustimmen, können wir zusätzlich auffällig lange Ladezeiten erfassen. Das hilft uns, technische Probleme zu erkennen und die Website zu verbessern.

Es werden nur auffällige Werte erfasst, also wenn definierte Schwellenwerte überschritten werden. Dabei werden keine Cookies gesetzt und keine Profile erstellt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. a Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), Einwilligung. Die Speicherdauer entspricht der optionalen Analyse, Rohdaten maximal 14 Tage, verdichtete Auswertungen bis zu 365 Tage.

11 Monitoring, Sicherheits- und Betriebsdaten der Website

Zur Sicherstellung eines stabilen und sicheren Betriebs überwachen wir die Erreichbarkeit und Antwortzeiten ausgewählter Seiten. Zusätzlich können technische Sicherheits- und Betriebsdaten ausgewertet werden, zum Beispiel zur Erkennung von Fehlern, Bot-Auffälligkeiten, ungewöhnlichen Zugriffsmustern oder technischen Störungen.

Dabei werden automatisierte technische Abrufe durchgeführt, um Ausfälle oder ungewöhnliche Langsamkeit frühzeitig zu erkennen. Diese Verarbeitung dient ausschließlich dem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), berechtigtes Interesse an einem sicheren, stabilen und funktionsfähigen Internetauftritt. Diese technischen Monitoring-, Sicherheits- und Betriebsdaten sind nicht Teil der optionalen Analyse und können daher auch unabhängig von einer Einwilligung verarbeitet werden.

Technische Monitoring- und Sicherheitsprotokolle werden in der Regel nach spätestens 14 Tagen gelöscht, soweit keine längere Aufbewahrung im Einzelfall aus Gründen der Fehleranalyse oder IT-Sicherheit erforderlich ist.

12 Empfänger von Daten

Empfänger personenbezogener Daten können je nach Verarbeitung insbesondere folgende Dienstleister und Systeme sein:

• Hetzner Online GmbH (Hosting und E-Mail-Hosting)
• Microsoft Ireland Operations Limited (Microsoft 365, Exchange Online und Microsoft Graph)
• Immoware24 GmbH (Hausverwaltungssoftware)
• Haufe Group SE / Lexoffice (Buchhaltung)
• easybell GmbH (Cloud-Telefonanlage)
• Google Ireland Limited (Google Ads Conversion Tracking nach Einwilligung)
• OpenAI LLC (KI-gestützte Dokumentenanalyse und Verwaltungsunterstützung)

Eine Weitergabe an weitere Empfänger erfolgt nur, wenn dies zur Bearbeitung erforderlich ist, eine Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

13 Videoüberwachung der Geschäftsräume

Zum Schutz unserer Geschäftsräume, der dort befindlichen Sachwerte sowie zur Verhinderung und Aufklärung von Einbruch, Diebstahl, Vandalismus oder unbefugtem Zutritt kann außerhalb der Öffnungszeiten eine Videoüberwachung eingesetzt werden.

Die Videoüberwachung erfolgt in den Geschäftsräumen und den unmittelbar betroffenen Zugangsbereichen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), berechtigtes Interesse am Schutz der Geschäftsräume und des Eigentums. Die Aufzeichnungen werden nach spätestens 72 Stunden automatisch gelöscht oder überschrieben, sofern sie nicht ausnahmsweise zur Aufklärung eines konkreten Sicherheitsvorfalls benötigt werden.

14 KI-gestützte Dokumentenanalyse und Verwaltungsunterstützung

Zur Unterstützung interner Verwaltungsprozesse können wir KI-gestützte Systeme einsetzen, beispielsweise zur Analyse, Strukturierung, Zusammenfassung oder Übersetzung von Dokumenten und Verwaltungsunterlagen.

Dabei achten wir auf eine datensparsame Verarbeitung und nutzen personenbezogene Daten nur soweit dies zur Bearbeitung erforderlich ist. Soweit möglich werden Daten vor der Verarbeitung reduziert oder pseudonymisiert.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), soweit die Verarbeitung zur Durchführung oder Vorbereitung vertraglicher Leistungen erforderlich ist, sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), berechtigtes Interesse an einer effizienten Verwaltungsorganisation.

Empfänger kann OpenAI LLC im Rahmen der Nutzung von ChatGPT oder vergleichbarer KI-Systeme sein. Dabei achten wir auf eine datensparsame Verarbeitung und verwenden personenbezogene Daten nur soweit dies für die jeweilige Bearbeitung erforderlich ist.

15 Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben folgende Rechte.

• Auskunft über gespeicherte Daten, Art. 15 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten, Art. 16 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Löschung, Art. 17 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Datenübertragbarkeit, Art. 20 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Basis Art. 6 Abs. 1 lit. f, Art. 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres Bundeslandes oder des Unternehmenssitzes.

16 Verschlüsselung

Diese Website ist über eine Transportverschlüsselung (TLS) erreichbar. Sie erkennen dies an https in der Adresse und am Schloss-Symbol im Browser.

17 Einwilligung verwalten

Sie können eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie die Datenschutzeinstellungen über den Link im Footer öffnen und dort ablehnen.

18 Aktualität

Diese Datenschutzerklärung wird angepasst, wenn sich die eingesetzten Verfahren oder rechtlichen Anforderungen ändern.